読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

就活や転職活動の際に役に立つかもしれないブログ

働くために役に立ちそうな事やお金に関する事を日々書いていこうと思います。

スポンサードリンク

スケジュール管理の方法

f:id:miumaga:20150707204756g:plain

仕事をしていると、突発的なトラブルは起こりますし、忙しさで手が回らなくなることもあるでしょう。

そんな手が回らなくなっても、1週間・1か月単位でのスケジュール管理をしていくと、両方の視野を持つことができ、不測の事態に対応できるようになります。

 

付箋メモの話をしたときに、ノート一冊、1ページ1日でスケジュール管理をしてはいかがでしょうか?と書きましたが、このような方法のスケジュール管理では、1日1ページになるので、中・長期的な見通しを立てにくいというデメリットが生じます。

 

やるべき事とアポイントだけを書きこみ、一日単位でのスケジュール管理にはノート1ページでも良いのですが、中長期的な見通しを立てるには、1か月カレンダーのように予定を書きこむ週間・月間スケジュール表も必要になることでしょう。

 

 

何に記入するかは、自分の好みに合わせても問題はありません。

 

卓上カレンダーに書き込むも良し、小ぶりのカレンダーにも書き込むのも良いですし、手帳を良く使う人は手帳のカレンダーに書き込むのも良いでしょう。

ただし書式は、1週間が一列に並び週単位と月単位の両方が目につくものが良いでしょう。そうなってくると、カレンダーが一番良いという事にはなります。

 

f:id:miumaga:20150707205213p:plain

普段使用しているカレンダーを使わず、スケジュール用に1つ用意をして、使用する事をお勧めします。

さて、実際に書き込みに入るわけですが、まずは大きな仕事の区切りとなる、プレゼン、会議、納期などと言ったものを記入しましょう。

こういった大きな予定を書きこむことによって、どのあたりが忙しくなりそうだと、予測がつきやすくなります。

1週間単位で予定を見てみても、どの曜日が比較的手が空いているか、空いていないか見ることができ、忙しそうなら仕事を前倒ししてする予定も立てることが出来ます。

 

 

また1週間の予定を立てる場合は、前の週の金曜日に予定を立てておくと、予定のずれが生じにくく効率も良いです。中には、月曜日に立てると言う人もいますが、それはかえってかたずける事がたくさんあるように感じてしまいモチベーションが上がりずらくなります。

 

1週間の予定を立てる時は、別紙で表を作成して、自分なりのひな形を作成して毎週コピーを取って使えるようにしてみてはいかがでしょうか?

毎週、日付を付けて書きこんでいき、使い終わったらファイルにして保存しておくと、後日仕事を振り返るのに便利です。

 

f:id:miumaga:20150707205306g:plain

 

転職の際の職務経歴書を作成するときにも役に立つので、一石二鳥です。

 

予定を立てる時は、あらかじめ半日程度予備として空けておくことも考えていきましょう。この予備の時間を取ると言うのは、突発的な事態に備えるためです。そんな時に半日の予備時間があれば心に余裕が出てくることでしょう。

 

予備の時間は、できれば週末の金曜日に採れれば理想ですが、週末何かと忙しい人は、木曜日の午後辺りをそれに充てることが出来れば良いでしょう。

 

上手く時間を使いこなせる人は、金曜日は丸一日予備日として取っている人もいます。1週間を木曜日までとして予定を組んで、どうしてもこぼれた仕事や不測の事態で遅れた仕事をその金曜日に充てると言うのです。何もなければ、仕事の効率化をはかるために、デスクの整理やデータの整理・点検に充てればよいのです。

 

なかにはどうしても時間が取れないと言う人もいます。そんな時は、毎週木や金曜日などに残業をするか、早出をしてその週のうちにかたずけられるものは片づけるように工夫をしてください。

 

それでも足りなければ、月曜日の朝には片づけて、週の初めは新たな気持ちで仕事を始めたいものです。

※それが出来れは理想なのですが…

 

 

まとめると、1か月のスケジュールには、カレンダーなどに大きな仕事の区切りを書き込むことにより、どのあたりが忙しく、時間に余裕が出来るか把握できるようにします。

 

1週間のスケジュールには、別紙に書き込んで月~金曜日までの抱えている仕事をどのように動かしていくか決める事になります。

その時に出来れば週末の金曜日の午後からは予備の時間を作り不測の事態に備える事が望ましいです。

 

 

仕事と言うものは、予定通りにはいかないものです。

しかし、あらかじめしっかりとした予定を立てる事により、少なくてもどっから手を付けて、何をしたらよいのかわからなくなる事は少なくなるはずです。

 

 

syu-katu-tensyoku.hatenablog.com