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就活や転職活動の際に役に立つかもしれないブログ

働くために役に立ちそうな事を日々書いていこうと思います。

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上司への報連相で失敗しないために

これからのサラリーマン像 スキルアップ 新社会人

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会社で仕事をするとき、避けて通れないのが報告・連絡・相談で、報連相(ホウレンソウ)と言われています。

 

このホウレンソウひとつとってもちょっとしたポイントがあるので、紹介していきます。

 

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自信があるようにふるまうこと

報告をするときに、『すいません。まだ準備不足なのですが…』や『うまく言えないのですが…』と始める人が結構います。本人は無意識にこうした枕詞を使っているのですが、もしこうした人がいるのなら今からやめてください。

 

上司の立場からすると、『準備不足なら、できてから言えよ。』『うまく言えてから言いましょう』とまず思ってしまいますし、実際にも口に出してしまいます。

 

これを自信満々にふるまうことで、同じ内容でも、『いいね~』や『ここはもう少しこうしたほうがいいんでないか?』と言った前向きなコメントが返ってきます。

あえて自信満々にふるまうことで、相手の反応をポジティブにして、自分自身の追い風にします。

 

ネガティブな発言をして、わざわざ自分から逆風をつくり、無駄な労力や時間を生むような事はあえて起こさないようにしましょう。

 

 

なめらかな説明を意識する

同じ報告でも、ある人はスムーズに、自分はたどたどしいって経験は私だけではないはずです。

詰まりながらの説明は、相手に自信のない印象を与えて、不安に陥れます。その不安感から、相手は重箱をつつくような質問になり、話の内容とは無関係なあらさがしをされてしまいます。

それでは、目的の達成どころか、あなたの信用問題に関わります。

 

なめらかな説明をするには、

あなたが話したい全体像からまず話すことで、相手のベクトルをこちらに向けます。そして、話のポイントを説明して、細かい説明をしていくとよいでしょう。これをできるようになると、今までのたどたどしさが嘘のようにスムーズにいきます。

 

次に、話はじめのセリフと説明と説明の間のセリフを決めておきましょう。

要するに、言葉の接続詞ですね。それは、『しかし』や『具体的にいうと』なのか話をスムーズにするために、接続詞を決めておくとよいでしょう。

 

 

質問には、聞かれたことをこたえる

ホウレンソウをしていると、質問が返って来ることがあります。

それで、○○さんにアポとれたの?』などの質問が返ってきたら、『○○さんは、出張らしいですよ。』など理由や背景から返事をしてしまう人が多いです。相手は、要するにアポが取れたか取れなかったかを聞きたいので、まずは結果からこたえるようにしましょう。

状況によっては、上司が別の判断をするかもしれません。その判断をする人にとっては、あなたが提供する理由や背景は余計なことでしかないのです。

 

 

早め、早めの報連相を…

仕事をしていると、どうしてもクライアントからの急な方向転換などがよくあります。

それが締切まじかだとどうにもなりません。これらを避けるために、報連相を早めにしておくことをお勧めします。

自分なりのチェックポイントを決めて、上司やクライアントとコンタクトを取り、常に意識を一つにしておきましょう。これができるとできないとでは、大きな悲劇は避けられます。

まめに、ホウレンソウをしておくことで、『このまま進めておいて』や『ここはもう少し省いて』などのアドバイスをもらえますし、後日大きな方向転換を避けられます。さらに、『この事例なら、○○さんが詳しいから聞いてみな』などの、作業軽減につながる情報ももらえることがあります。

 

トラブルの発生は、すぐに報告しておくと、報告を受けた側は最短で問題意識ができ、あなたへの対応方針がスムーズに支持できます。

 

 

 

以上のようなポイントを実践すると、思いのほか仕事がスムーズにいくようになり、今までの苦労はなんだったのか?と思うときすらあります。

また、上司とのコミュニケーションも円滑に行き、結果的に出世や給料アップにつながる可能性があります。仕事ができる、上司との人間関係も上々とくれば、会社員としてプラスに働かないわけがありませんので、今から実践すべきでしょう。