就活や転職活動の際に役に立つかもしれないブログ

働くために役に立ちそうな事やお金に関する事を日々書いていこうと思います。

スポンサードリンク

仕事の引継ぎを上手くやって信頼され続ける人になりましょう!!

f:id:miumaga:20170526204004p:plain

社会人生活をしていると退職、異動や転勤などで他の人に仕事を引き継ぐ場面もあることでしょう。引き継ぐ時には、自分がいなくなっても困らないくらいのがベストですが、多少なりトラブルが伴ってしまうものです。

 

分からない人に自分の仕事を教えるのは想像以上に難しいものです。

 

自分がいなくなっても、信頼され続ける仕事の引継ぎポイントを説明していきたいと思います。

 

自分のよく知っている仕事を人に伝えるということは、とても難しく上手く伝えたつもりでも、上手く伝わっていいないもの。教わるが側は、説明を聞くのに一生懸命で、何が分からないのが分からないのが実際です。

特に実際に目にできない事を言葉で説明を受けている場合は、かなりの確率で引継ぎ不足が生じてしまいます。

 

言ってみれば、引継ぎが上手くいかなくて当たり前なのです。

なので、いかにトラブルを少なく引き継げるかを意識する事がポイントです。

スポンサードリンク

 


引き継ぎトラブルとトラブル改善のポイント

 

「なにかわからないところある?」「大丈夫です」は危険なので注意!!

引継ぎを一通り説明して「なにかわかないところはある?」「大丈夫です」と理解を確認したのに、いざ後任者がその仕事をやってみるとできないということがあります。

それにより、引継ぎした自分の信用を失う羽目になった。

 

こんなトラブルは結構あるようです。

引継ぎをする場合、「わからないところは質問するだろう」という考え方は捨てましょう。「何か質問ある?」と聞かれても、質問をするという段階まで理解をしていないことがあります。説明の抜け漏れを見つけるためにも、実際に一人で何回か作業をやってもらい、理解を確認すると良いでしょう。

 


丁寧に説明しているうちに時間が少なくなる場合は…

あとで困らないように丁寧な説明をしているうちに、退職日が迫って来て時間が足りなくなり最終的には、後半部分がかなり雑になったなんて事に…

 

相手が良くわからない仕事を説明する時は、丁寧に細分化した説明が必要です。

しかし、時系列で詳細に伝える方法では時間が足りなくなることもしばしば。もし、引き継ぎに十分な時間がない場合、全体を先に伝えてから細かいことを説明する方法が良いでしょう。

イレギュラーなケースなどは、史料として残して後で調べられるようにしておけば、さらに引き継ぎ時間を短縮できます。

 

 

後任者に自分なりのマニュアルを作らせたらえらい目に…

細かくメモを取るよう伝えて、引継ぎの仕事を説明しました。その後任者が取ったメモを見ながら仕事をしてもらえればよいと思っていたら、後任者の作ったメモが抜けばかりで使い物にならない。結局自分がマニュアルを作り直して、一から説明する事に…

 

マニュアルを残すなら、教える側の介入が必要で、後任者だけでは作ってはいけません。コツは、図解や写真、グラフなど視覚的にわかりやすい工夫を多くすること。

また、自分がいなくなった後のわからないところを誰に相談したらいいかまで書いておくと尚良いです。

 


面倒な引き継ぎを丁寧にすることで…

スヌーズな引継ぎは、思っている以上に細かい気配りが必要です。

自分だと簡単にできることに手間取る姿を見て、イライラしてしまうこともあると思います。責任感や人間性が見えてくるからこそ、後任者や周囲の人が気持ちよくなるような引継ぎができれば、信頼感は上がるでしょう。

離れていても人間関係を続けて行きたいと思ってもらえるのは、社会人生活で大きなメリットになります。ポイントをしっかりと押さえて、自分の信頼をかち取っていきましょう。

 

 

syu-katu-tensyoku.hatenablog.com