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ダラダラと長い会議の解消方法

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わが国でのホワイトカラー(知的労働者)の生産性が低いと言われる原因に、会議の長さがあります。特に社内での会議の長さがとても気になります。

 

日本企業の会議を見た外国人は、時間の長さに驚くと言います。

 

そんなダラダラと長い会議を効率よく開くことが出来れば、無駄だった時間を他の仕事に充てられて、会社にとっても大きな利益につながるはずです。

 

会社全体でなくても、あなたがリーダーとなって会議を開くときは、会議に関わる構成要素をすべて半分にしてみるよう考えてみてください。特に習慣化した会議において試してみると良いでしょう。

 

会議の構成要素とは…

 

  1. 所要時間
  2. 参加人数
  3. 開催頻度

 

例えば、2時間の会議に20人が参加し、月に2回行うとしたら。

 

2時間×20人×2回=80時間

 

となり、会社として80時間分の労働力がこの会議に裂かれることになります。

 

これを半分にすると...

 

1時間×10人×1回=10時間

 

となって、70時間の削減となり、この時間を他の仕事に充てられれば会社にとっても大きな利益につながることでしょう。

 

会議の要素を半分にしても、組織運営には支障をきたすことはないようです。それに、あなたがそのような会議を仕切ることで、その手腕を買われることになることでしょう。

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会議【目的】と【ゴール】明確にして共有する事

一見活発に会議が行われているように見えても、話題があちらこちらに飛び、関係のない話題をしていることがあります。そんな無駄な会議にならないためにも、会議の目的と着地点は事前にみんなで共有するようにしましょう。

 

目的と着地点と聞くと同じような気がしますがチョットニュアンスが違います。

 

  • 目的=最終的に実現する事
  • ゴール=目的が実現できている状態を測る基準

 

例えば、ある会議の中で…

会議の目的は【最新の売り上げを確認して、目標達成のために必要な対策】とします。この会議での着地点は以下になります。

 

  • 先週の売り上げと、目標との差額の確認
  • 目標未達成の場合の問題と対応策
  • 次週での行動計画の確認

 

これらが共有されてない人達での会議は、参加者が独自のイメージで参加することになるので、脱線が起こっても立ち返ることが出来なくなります。

 

会議の目的とゴールが参加者全員で共有されていなければ、会議は開いても意味はありません。なので、会議を主催するリーダーは、事前準備をしっかりして、これらを明確にして共有を図りましょう。

 

 

会議前の事前準備

会議は、実際に始まる前から始まっています。

会議の成功のカギは、事前の準備が大切です。

複数人での会議では、事前に出席者に根回しをしておくと会議のレベルが格段に上がります。これは、雑談でも全然OKです。意図としては、自分の意志を参加者に伝えることができ、誤解による当日の反対を事前に回避できます。また、会議本番には聞くことがあまりない、出席者の本音を予め聞くことができ、論議の充実を図ることができます。

 

あなたが会議の司会を任された時、このような事を頭に入れて根回しをはかれば、司会と言えばあなたと言うくらいのその印象を与えることでしょう。

 

 

会議本番に注意する事

会議室に入った瞬間に勝負が決まります。

まず、部屋に入ったら自分が座る席を戦略的に考えましょう。【自分の目的を達成しやすい席】を選ぶようにしましょう。

この時に忘れて欲しいのは、上座・下座の概念です。この考え方は、日本人以外全く気に留めていませんし、会議の場と言うのは接待ではなく、実用性重視で考えるべきです。

 

部屋に入ったらまず確認するのは、ホワイトボードの位置。自分が主導権を握りたい思っているなら、必ずその近くに座るべきです。

他の参加者との位置も大切です。

特に自分の目の前に座る人が大切で、面と向かっていると、相手とコミュニケーションがとりやす兎なる反面、相手が反対意見を持っていると、より反対を受けやすい位置【対決位置】と呼ばれます。隣りあわせは【交流位置】と呼ばれて、心理的に親近感や味方の意識が働くため、攻撃の対象になりにくくなります。

 

会議室に入りまずこれが判断できる人になると、会議での先手を打つことができます。

 

 

優秀な人は会議でホワイトボードを書き始める

この優秀な人たちがどうしてホワイトボードを使うのかというと、言葉だけでは中々論議が前に進まないのを避けるためにやっています。つまりホワイトボードで論点をしっかりと整理して会議参加者の認識を揃えているのです。

その場にいる全員が同じボードを確認する事で、言葉による【空中戦】が続くのを避けられます。言葉だけの意見では、間違った認識で理解しているのに合意したかのよう雰囲気で終わってしまったり、意思疎通のために相手の確認作業に時間がかかったりします。

参加者全員の認識が揃えば、会議は次のスッテプに行くことができます。

優秀な人とそうでない人の差は、こうしたちょっとしたアクションなのかもしれませんね。

 

あなたも、次の会議でトライしてい見てください。